Afdelingshoofd Semi-statisch Informatiebeheer - Ministerie van Defensie

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast 38.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Word Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer (SIB)!

Als Hoofd SIB ben je verantwoordelijk voor het beheren en door ontwikkelen van de afdeling Semi-statisch Informatiebeheer en de hierbij horende procedures en instrumenten. Je hebt een belangrijke leidinggevende taak, waarbij je op een mensgerichte, omgevingsbewuste en daadkrachtige manier leiding geeft.

Wat ga je doen?

Hoe zorgen we ervoor dat we overgaan van analoge- naar digitale archiefvorming c.q. bewerking en wat is er voor nodig om onze mensen deze omslag te laten maken? Wat moet er gebeuren om dossiers tijdens deze omslag toegankelijk te houden want de winkel moet natuurlijk openblijven? Als Hoofd Semi-Statisch Informatiebeheer (SIB), zorg jij ervoor dat deze uitdagingen worden opgepakt en omgezet in kansen. Hiermee draag jij bij aan het klaarstomen van een toekomst bestendige SIB organisatie.  

Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) geef je leiding aan de 3 teamleiders van de afdeling en ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en ontwikkeling van de gehele bedrijfsvoering van de afdeling. De vele aspecten zoals beveiliging, de waarde van cultureel erfgoed, dienstverlening, informatieverstrekking, AVG, WOB, openbaarheid, personele ontwikkeling, ARBO, BHV, huisvesting, maar ook en zeker niet als laatst omgevingsbewustzijn zijn vanzelfsprekend onderdeel van je bagage. Deze aspecten maken dat de functie naast verantwoordelijkheid ook een grote mate van dynamiek heeft. Als je dat een uitdaging vindt en je ervan overtuigd bent dat je dit kan is dit je kans om er iets moois van te maken.

SIB heeft informatie van de gehele defensieorganisatie in beheer. Dat maakt dat de term semi-statisch een andere lading heeft en veel dichter bij maatschappelijke ontwikkelingen staat dan op het eerste oog verwacht.    

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de aan de afdeling toevertrouwde informatiebronnen en het, onder voorwaarden, verstrekken van informatie hieruit aan diverse partijen zowel in- als extern Defensie.

Een belangrijke taak van de afdeling is het selecteren en bewerken van informatie die in aanmerking komt voor overbrenging naar het Nationaal Archief. Informatie die daar niet voor in aanmerking komt moet vernietigd worden op de daarvoor geldende termijn conform de (Generieke) Selectielijst Defensie. Tijdens bewerking en in de beheerperiode moet de in beheer zijnde informatie toegankelijk en beschikbaar blijven voor de bedrijfsvoering van Defensie. 

Tot slot draag je zorg voor het verhogen van de kwaliteit en effectiviteit van het informatiebeheer als kennis en informatiecentrum door deel te nemen aan in- en externe overlegorganen, het volgen van ontwikkelingen binnen het vakgebied, het integraal bereiken van afstemming in werkprocessen en het leveren van een bijdrage aan het kwaliteitsbeleid in de vorm van adviezen en rapportages.

Wat vragen we?

• Je bent in het bezit van een afgeronde HBO opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring. Als leidinggevende ben je een motivator en geef je vertrouwen.
• Je hebt brede ervaring, zowel op uitvoerend als op staf/beleidsniveau.
• Je hebt ervaring met het (her)ontwerpen van processen.
• Je hebt ervaring in een projectomgeving.
• Je hebt kennis van documentaire informatievoorziening.
• Je hebt kennis van de werkvelden van Defensie waarvoor de archieven worden beheerd.
• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringprocessen van het informatiebeheer algemeen en de afdeling in het bijzonder.
• Je hebt kennis van relevante delen van de wet- en regelgeving.
• Je hebt kennis van administratieve procedures.
• Je hebt kennis van informatica i.v.m. voortschrijdende digitalisering van informatie opslag- en voorziening.
• Je beschikt over de vaardigheid om de informatiebehoefte bij gebruikers vast te stellen.
• Je kunt organisatiegegevens analyseren en adviezen en managementinformatie opstellen en verstrekken.

Competenties:

• Visie

Het ontwikkelen van een toekomstbeeld op basis van in- en externe ontwikkelingen en daarbij afstand kunnen nemen van de dagelijkse praktijk.

• Conceptualiseren

Het opbouwen van denkkaders of modellen en het formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten.

• Integriteit

Het handelen naar eer en geweten, met besef van de normen en waarden van de organisatie en de samenleving in het algemeen. Het daarop aanspreekbaar zijn en het aanspreken van anderen hierop.

• Overtuigingskracht

Het zodanig beïnvloeden van anderen dat zij enthousiast worden of hun mening of houding aanpassen/wijzigen.

• Besluitvaardigheid

Het doeltreffend en op het juiste moment beslissingen nemen.

• Resultaatgerichtheid

Het gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en resultaten.

• Delegeren

Het toedelen van verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden aan anderen en het tonen van terecht vertrouwen in anderen.

Wie zoeken we? 

Wij zijn op zoek naar een echte teamplayer die doelgericht te werk gaat, maar wel ervoor zorgt dat het eigenaarschap bij de medewerkers blijft. Je hebt goede communicatieve vaardigheden, bent omgevingsbewust en mensgericht, hebt een visie op het informatiebeheer en functioneert afdeling overstijgend. Daarnaast ben je flexibel en beweeg je je diagonaal door de organisatie. Jij bent een echte initiatiefnemer en een aanpakker: je laat je niet gek maken en bent prima in staat om knopen door te hakken. Wij geven mooie kansen om je te kunnen ontwikkelen, maar verwachten uiteraard een stevige eigen inbreng.

Herken je jezelf in dit profiel, maar twijfel je of je aan de eisen voldoet? Neem gerust contact op met de vacaturehouder.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een ov-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen.

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Voor externe kandidaten geldt, afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau, een proeftermijn.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.